Электронный документооборот в СРО СОЮЗ «ГАПП»

С недавних пор в СРО СОЮЗ «ГАПП» (СРО) действует «Регламент подачи в СРО СОЮЗ «ГАПП» документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа» это означает, что документы, предоставляемые в СРО теперь не обязательно везти к нам в офис. Теперь достаточно выполнить требования к электронным документам и электронно-цифровой подписи, которые описаны в этом регламенте и после этого, переслать эти файлы нам удобным для вас способом. На данный момент самым удобным способом пересылки документов в электронном виде является отправление электронного письма с приложенными файлами через электронную почту.

Основным требованием к электронно-цифровой подписи (ЭЦП) это то, что она должна быть усиленной квалифицированной электронной подписью по требованиям, установленным в соответствии с Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Эта подпись должна быть выдана на руководителя организации или доверенного лица. В большинстве случаев организация уже имеет ЭЦП на руководителя организации, так как они используются почти везде на площадках для участия в торгах, для работы с интернет банками, для подачи документов в налоговую, для работы в системе подачи документов в электронном виде в суд «Мой Арбитр» и т.д. все эти ЭЦП чаще всего выдаются на руководителя организации даже если и пользуется этой ЭЦП бухгалтер или сотрудник, который занимается подачей документов на электронных площадках для участия в торгах то подпись всё равно выдана именно на руководителя организации (крайне редко делают ЭЦП именно на Главного бухгалтера или на юриста организации). Сразу возникает вопрос, а подходит ли моя подпись, которая установлена у меня? Проверить это можно следующим способом скачать/скопировать сертификат подписи файл формата «.cer» как это сделать описано по ссылке. После того как мы скопировали сертификат нужно его проверить проходим по ссылке и проверяем сертификат если проверка выполнена удачно то появится информация о сертификате ЭЦП. Нас интересует информация:

1. Сообщение: «Подлинность сертификата ПОДТВЕРЖДЕНА»

2. Статус сертификата, использованного для подтверждения подлинности ЭП:  ДЕЙСТВИТЕЛЕН, сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром

3. Владелец:  должна быть указана организация, руководитель организации или доверенное лицо

4. Действителен: Даты должны соответствовать датам подписания файлов. (ЭЦП документов будет действительна только в том случае если документы были подписаны в момент действия сертификата)

5. Остальная информация должна соответствовать требованиям, установленным в соответствии с Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ

Если проверка вашего сертификата ключа прошла успешно остаётся только подписать файлы. Усиленной квалифицированной ЭЦП. Это означает, что ЭЦП должна быть создана специальной программой.

Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись) и файл подписи должен быть с расширением «*.sig».

При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.

Делается это программным обеспечением, например КриптоАРМ (есть бесплатный период 14 дней.)

Настройка данной программы для подписания файлов отсоединенной электронной подписью описана в кратком руководстве пользователя этой программой. (Нужно создать/изменить профиль – Подпись - Сохранить подпись в отдельном файле)

Если ваше программное обеспечение поддерживает «Штамп времени подписанных файлов», то лучше подписывать файлы именно со штампом времени.

После создания файлов с ЭЦП и перед отправкой в СРО их необходимо проверить по ссылкам:

Проверка Электронно-цифровой подписи на сайте Госуслуг
(нам подходит способ: Подтверждение подлинности ЭП электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7)
 

Проверка Электронно-цифровой подписи на сайте kontur.ru

Если хоть по одной из ссылок файлы не пройдут проверку, то они не соответствуют требованиям регламента.

После успешной проверки подписи в СРО посылаются два файла: файл оригинала где содержится сам документ и файл подписи с расширением ".sig" (если файлов больше одного, то посылаются все оригиналы файлов и все подписи!). Файл с расширением ".sig" является зашифрованным файлом подписи, в котором содержится вся необходимая информация для проверки подлинности подписи, времени её создания, сертификате подписанта и информация о подписанном документе. Если файла подписи в отправленных документах нет, то данное обращение не является электронным документом и по регламенту рассматриваться в электронном виде не будет.

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью лица и заверенной печатью организации (пункты 1 и 3 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Документы в электронном виде приветствуются!

По возникшим вопросам, связанным с ЭЦП можно обращаться по телефону (846) 337-14-62,  доб.126